Làm sao để quản lý quỹ chi tiêu nhóm nhanh chóng và hiệu quả?

Quản lý quỹ nhóm luôn là một nhiệm vụ cực kỳ khó khăn. Tuy nhiên, với các công cụ và phương pháp sau đây, công việc của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cùng xem cách quản lý quỹ chi tiêu nhóm cùng một vài mẹo hay từ TNEX ngay nhé.

Quỹ chi tiêu nhóm là gì?

Quỹ chi tiêu cho nhóm hay quỹ nhóm là từ thường được sử dụng để gọi một số tài sản được góp lại bởi nhiều người. Số tiền này được dùng để phục vụ một mục đích chung nào đó của nhóm trong một khoản thời gian nhất định. Quỹ nhóm có thể được góp một lần hoặc góp định kỳ theo tuần, tháng hoặc theo năm tùy vào mục đích mà nhóm đề ra.

Quỹ nhóm được lập ra với rất nhiều lý do khác nhau

Một số dạng quỹ nhóm thường gặp có thể kể đến như: quỹ lớp, quỹ sinh viên, quỹ gia đình, quỹ mua đồ, quỹ đi chơi, v.v… Tùy vào mục đích mà quỹ nhóm sẽ có những cái tên khác nhau, tuy nhiên, về mặt hình thức thì chúng đều giống nhau.

Để quá trình sử dụng diễn ra đơn giản, quỹ nhóm thường sẽ được giao cho một người quản lý, người này được gọi là thủ quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm cất giữ quỹ tiêu dùng của cả nhóm đồng thời sẽ là người tính toán thu – chi sao cho quỹ nhóm được sử dụng đúng với mục tiêu mà nó được lập nên.

Vì sao quản lý quỹ nhóm lại khó khăn?

Từ xưa đến nay, quản lý quỹ cho nhóm chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Có rất nhiều lý do khiến quỹ nhóm khó được quản lý hiệu quả. Một vài lý do nổi bật nhất có thể kể đến như sau.

Những vấn đề trong quản lý tiền quỹ cho nhóm

Khó minh bạch về dòng tiền

Như đã nói ở trên, quỹ nhóm thường sẽ do thủ quỹ chịu trách nhiệm thu – chi. Thủ quỹ vì thế nghiễm nhiên là người hiểu rõ quỹ biến động thế nào nhất. Thế nhưng, quỹ nhóm lại là số tiền chung do nhiều người góp vào, vậy nên về cơ bản thì ai cũng cần được biết sự biến động của nó. Việc minh bạch về dòng tiền sẽ giúp ai cũng hiểu về quá trình thu – chi, từ đó giảm đi các tranh cãi không đáng có. Tuy nhiên, trên thực tế thì với những cách truyền thống thì minh bạch dòng tiền quỹ nhóm là cực kỳ khó và mất thời gian.

Quỹ nhóm có rủi ro bị mất

Đã từng có rất nhiều câu chuyện tiền quỹ góp nhóm bị chính thủ quỹ hoặc các đối tượng lừa đảo, trộm cắp lấy mất. Bên cạnh đó, tiền quỹ cũng có khả năng bị thất thoát nếu người thủ quỹ không quản lý tiền tốt. Nhìn chung, với các phương pháp thông thường thì rất khó đảm bảo được sự an toàn cho tiền quỹ.

Quỹ nhóm gây khó khăn cho quá trình sử dụng

Để tiền được quản lý tốt, thủ quỹ thường sẽ là người thực hiện các giao dịch thu – chi. Thế nếu những lúc thủ quỹ có công việc và không thể làm nhiệm vụ của mình thì sao? Khi ấy, tiền quỹ nhóm sẽ rất khó được sử dụng bởi các thành viên trong nhóm dù trên thực tế, mọi người đều là người tham gia góp quỹ.

>>Xem thêm: TNEX – Phương pháp quỹ chi tiêu nhóm dành cho hội bạn thân được ưa chuộng hiện nay

Làm sao để quản lý quỹ nhóm hiệu quả?

Với những hạn chế trên, quản lý tiền quỹ chi tiêu nhóm thật sự là một công việc rất khó khăn. Vậy có cách nào để làm công việc này đơn giản, dễ dàng mà hiệu quả hơn không? Sau đây sẽ là một vài gợi ý từ TNEX để bạn có thể quản lý quỹ nhóm tốt hơn.

Cách quản lý tiền quỹ nhóm hiệu quả

Có kế hoạch sử dụng rõ ràng

Một trong những cách khiến hoạt động chi tiêu quỹ nhóm luôn minh bạch đó là sử dụng nó theo kế hoạch đã định trước. Cách này có thể được thực hiện một cách rất nhanh chóng. Bạn chỉ cần tự mình hoặc cùng với các thành viên trong nhóm liệt kê ra các khoản cần sử dụng sau đó phân bổ tiền một cách hợp lý.

Với kế hoạch đã được chuẩn bị sẵn, bạn sau đó chỉ cần tiến hành thu chi theo đúng kế hoạch mà thôi. Do mọi thứ đã được tính kỹ và được nhất trí bởi mọi người nên ai cũng sẽ nắm được hoạt động của quỹ.

Lưu trữ lại mọi giao dịch

Để chắc rằng bản thân lẫn những thành viên trong nhóm biết mọi giao dịch thu chi, bạn nên tự mình lưu trữ tất cả các giao dịch có sử dụng đến quỹ chi tiêu của nhóm. Hơn nữa, để đảm bảo tính minh bạch khi chi tiêu, bạn nên lưu lại tất cả những hóa đơn mua sắm để có thể sử dụng chúng làm công cụ đối chiếu thông tin khi cần tiết.

Sử dụng công cụ quản lý chi tiêu

Quản lý chi tiêu chỉ với các phương pháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Vì lẽ đó, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý chi tiêu quỹ. Các công cụ này hiện tại đã xuất hiện rất nhiều dưới dạng phần mềm, ứng dụng cho điện thoại. Bạn có thể cài đặt chúng lên điện thoại cá nhân của mình và tiến hành quản lý chi tiêu ngay trên đó.

Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, các phần mềm quản lý chi tiêu hiện nay có thể tổng hợp thông tin để đưa ra các biểu đồ, số liệu trực quan. Các dữ liệu này sẽ giúp bạn và những thành viên tham gia quỹ dễ dàng hơn trong quá trình đưa ra kế hoạch sử dụng tiền quỹ trong tương lai.

Quản lý quỹ chi tiêu nhóm với TNEX

TNEX – Ngân hàng thuần số tốt nhất Việt Nam với đa dạng thuận ích sống cho người dùng

Đi vào hoạt động từ cuối năm 2020, TNEX là ngân hàng thuần số chuyên cung cấp dịch vụ tài chính trực tuyến cho người dùng Việt Nam. Thông qua ứng dụng ngân hàng TNEX trên điện thoại, bạn sẽ có thể thực hiện các giao dịch tiền mọi lúc mọi nơi một cách vô cùng nhanh chóng mà không phải lo đến việc đóng bất kỳ khoản phí sử dụng nào.

Bên cạnh các dịch vụ ngân hàng, ứng dụng TNEX còn được tích hợp thêm “quỹ đa năng”. Tính năng này có tác dụng hỗ trợ người dùng quản lý các khoản quỹ cá nhân lẫn những quỹ chi tiêu nhóm.

Khi quản lý quỹ nhóm thông qua “quỹ đa năng”, tiền quỹ của bạn sẽ được cất giữ trong một tài khoản ngân hàng cực kỳ an toàn. Bên cạnh đó, mỗi tài khoản TNEX còn được tạo tối đa 3 loại quỹ, giúp bạn dễ dàng quản lý các hoạt động chi tiêu khác nhau: mua sắm, ăn uống, du lịch,… Tài khoản này cho phép tất cả các thành viên tham gia quỹ cùng nhau quản lý. Mỗi khi có giao dịch được thực hiện, toàn bộ thành viên sẽ nhận được thông báo biến động số dư quỹ. Đến cuối tháng, các giao dịch sẽ được tổng hợp thành dạng số liệu để mọi người dễ dàng cùng nhau lên kế hoạch cho tương lai.

Quản lý quỹ chi tiêu của nhóm dễ dàng với quỹ đa năng của TNEX

Sẵn nói đến kế hoạch, quỹ đa năng cũng hỗ trợ bạn lên kế hoạch sử dụng quỹ. Với vài thao tác đơn giản, bảng kế hoạch quỹ sẽ được lập nên và ngay lập tức được thông tin đến các thành viên khác. Ngoài ra, TNEX có thể hỗ trợ người dùng quản lý cùng lúc nhiều quỹ khác nhau nên dù có bao nhiêu khoản tiền cần theo dõi thì bạn cũng sẽ không gặp khó khăn gì cả.

Qua những thông tin trên, hy vọng rằng bạn đã tìm ra lời giải giúp bản thân quản lý quỹ chi tiêu nhóm hiệu quả hơn. TNEX vẫn còn nhiều tính năng hữu ích khác nhưng chưa tiện chia sẻ với bạn trong bài viết này. Nếu muốn biết chúng là gì, mời bạn truy cập website của TNEX hoặc liên hệ đội ngũ TNEX qua đường dây nóng bên dưới nhé.